Първи стъпки за правилното използване на Вашата програма за електронно фактуриране

За да Ви помогнем да започнете с програмата за електронно фактуриране, ще Ви предложим списък с първи стъпки, за да научите как да опишете всички първоначални параметри, които трябва да зададете за първи път в програмата. Препоръчваме Ви да прочетете по-долу подробните инструкции и разясненията. След като прегледате всички описани стъпки, можете да започнете да използвате програмата.

Препоръчваме Ви също да разгледате списъка с най-често задаваните въпроси, с които са се срещали други потребители в началото на използването на приложението.

За помощ за въвеждането на първоначалните параметри(данни), нашата поддръжка за клиенти е на Ваше разположение.

 

1. Лента с инструменти за документи

В цялата програма се използва стандартна програмна лента с бутони на почти всяка страница, за да задейства най-често използваните функции. Задържането на мишката до един бутон ни дава подсказка с по-дълго описание на целта на конкретен бутон в лентата с инструменти и уточняване на ключа, клавишни комбинации, които могат да се използват за бързо задействане на тези функции без нужда от мишка.

	Изображение 1: Стандартно оформление на лентата с инструменти

Значенията на отделните икони в лентата с инструменти и на други места в програмата са както следва:

 

2. Най-общо въвеждане на дадни

2.1 Полета, в които въвеждането на данни е задължително

В сручай на въвеждане на данни, полетата отбелязани със звездичка * са задължителни за попълване. Например:

	Изображение 2: Задължително поле за въвеждане на данни

В случай, че потвърдим формуляра без да въвеждаме необходимата информация, програмата ще ни предупреди със съответното съобщение.

2.2 Въвеждане на парични суми

Числата се въвеждат с помощта на десетична запетая. Пример: 100,2.

Ако въведете число, което съдържа точка, то се разбира като точка, отделяща хиляда и се игнорира. Пример: 100.000,22.

Можем да използваме и аритметични оператори за събиране + и изваждане - при въвеждане на парични суми. Например, ако въведете 100,24+25, програмата ще разбере това като запис от 125,24.

2.3 Полета за въвеждане на данни

Можете да въведете датите, като кликнете върху бутона на календара и изберете датата от показания календар.

Като алтернатива можете да въведете дати в съкратена форма, напр: Въвеждането на номер 3 означава третия ден от текущия месец в текущата година. Друга възможност е да въведете пълна дата, като например 1.4.2014. Програмата също правилно разпознава датите, записани във формат 0104 или 01042014. Програмата автоматично ще разбере такива записи като 1.4.2014.

2.4 Избор на предварително зададени стойности

Информация в описателна форма щракнете в полето за избиране и натиснете първата буква на търсеното от вас, след което ги потърсете в списъка. Потвърдете избора си, като кликнете върху него.

 

3. Счетоводни услуги и работа с повече фирми

Програмата позволява на счетоводните услуги да управляват данни за няколко фирми с едно и също потребителско име. Потребителите, които имат достъп до данни от множество фирми, имат възможност за бърз избор на текущата фирма в горния десен ъгъл на прозореца.

Преминаването към друга фирма отваря нов прозорец с информацията на избраната фирма. След като излезете от програмата, потребителят автоматично излиза от всички фирми.

 

4. Подготовка на доклади и извлечения

Тази глава описва стандартните процедури за подготовка на разпечатки в програмата.

Изпълнението на докладите е достъпно чрез менюто |Доклади |Всички отчети Ето я и структурата на всички отчети в програмата:

	Изображение 3: Доклади преглед

Изображението по-горе също ви показва търсачка, където въвеждате думи за търсене (не трябва да е цялото име на документа, достатъчно са няколко думи) и търсите подходящия отчет.

	Изображение 4: Търсене на доклади

Снимката по-долу показва входното меню с критериите, които трябва да бъдат въведени преди подготовката на отчета. След въвеждане на критериите, отчетът започва и получаваме резултата в избрания формат (PDF, MS Word, RTF ...).

	Изображение 5: Въвеждане на критерии за изпълнение на отчета

Ако изберем бутона „Завършени отчети“, получаваме преглед на всички готови отчети за избрания тип.

	Изображение 6: Преглед на завършените отчети

 

5. Потребителски интерфейс и настройки за достъп

В менюто |Настройки |Моят профил можете да промените настройките, свързани със самия потребителски акаунт:

• Езикови настройки [5.1]
• Преглеждайте и редактирайте отпечатването [5.2]
• Настойки на лентата с инструменти [5.3]
• Настройки на таблото за управление [5.4]
• Общи бизнес настройки [5.5]
• Други настройки [5.6]
• Google Отпечатване в блок

Прегед на достъпа:

• История за влизане в профила [5.7]
• Разрешавайте влизането само от следните IP адреси

Преглед и настройки на имейл:

• Изпратени имейли
• Настройки на изходящия имейл сървър [5.8]

 

5.1. Езикови настройки

Тук можете да избирате от различни езици, на които е преведена цялата програма. Тези настройки са специфични за потребителя, така че можете да изберете да бъдат взети под внимание от всеки бизнес, до който имате достъп.

Наличните езици са:

• Български
• Английски
• Немски
• Руски
• Италиански
• Испански
• Чешки
• Словашки
• Словенски
• Хърватски
• Сръбски
• Унгарски

 

5.2. Преглеждане и редактиране на отпечатването

Тук може да настроите всичко за изгледа на страниците за принтиране.

Избирате едни и същи настройки за всички фирми, до които имате достъп, ако имате достъп до няколко фирми и не искате да настройвате за всяка фирма поотделно. Настройките са обвързани със самия потребител, така че имате този избор.

 

5.3. Настройки на лентата с инструменти

Лентата с инструменти е лента, разположена под лентата с менюта, която ви дава по-бърз достъп до функциите, които използвате най-често. Можем да го наречем една дума - „програмни преки пътища“.

Тук можете да изберете позицията на самата лента с инструменти (горе, отляво, отдясно). Под Действие на бутоните от падащото меню изберете функционалността в програмата или разделител, който тематично разделя монтажите: "|". Бутон етикет ви позволява да преименувате тези функционалности по ваше желание.

По-долу е показано изображение, което ще ви помогне да видите как изглежда лентата с инструменти. Показват се описаните по-горе настройки на лентата с инструменти. Синята лента е лентата с инструменти:

	Изображение 7: Лента с инструменти

 

5.4. Настройки на таблото за управление

Настройките, избрани тук, се отнасят до дисплея на първата страница - тоест индикатори, рамки на първа страница веднага след като влезете в програмата. Настройките са достъпни в |Настройки |Моят профил |Настройки на таблото за управление

Имате възможност да видите в програмата Баланси на бизнес резултати, Разходи, Фактури, издадени за периода ... и т.н. Можете да избирате от много опции, които да се появяват графично на първата страница.

В графата Тип на индикатора изберете една от опциите и в графата Позиция на страницата изберете къде да се намира на страницата.

Снимката по-долу показва пример за самите настройки:

	Изображение 8: Настойки на таблото за управление

Изображението по-долу показва оформлението на първата страница след настройките:

	Изображение 9: Изглед на резултатите от настройките

 

5.5. Общи бизнес настройки

Тук можете да изберете бизнес единицата по подразбиране и склада по подразбиране.

С горепосочените настройки на потребителско ниво ние улесняваме някои потребители да правят бизнес, тъй като определено бизнес звено, което изпращат, е вече зададено по подразбиране в уеб приложението. Същото се отнася и за създаване на склад.

 

5.6. Други настройки

Други настройки ви дава някои настройки, които се отнасят до самия интерфейс. Първоначално е зададено "По подразбиране", но можете да решите дали искате или не тази функционалност в програмата.

Можете да зададете същите настройки за използване с която и да е от фирмите, до които имате достъп.

 

5.7. История на влизане в профила

Функция, която ви позволява да виждате влизанията във вашия профил. Вие сте запознати с информацията за това кой е влязъл в програмата (IP номер и име на компютъра) и кога е влязъл (дата и час).

	Изображение 10: Преглед на историята на влизанията в програмата

 

5.8. Настройки на изходящия имейл сървър

По подразбиране SMTP сървърът се използва за изпращане на изходяща поща, а електронната поща се изпраща директно с помощта на имейл адреса на подателя в заглавието на съобщението. Използваме настройките на изходящия сървър за изпращане на електронна поща, когато имаме имейл в домейна или до сървър, който не позволява електронна поща от други SMTP сървъри. В този случай или отиваме към потребителските настройки (важи само за потребителя) или към настройките на компанията (важи за всички потребители в компанията) и се отваря следната страница:

В настройките, освен методът за изпращане по подразбиране, има две допълнителни опции за настройка на изпращане на имейли от програмата:

Вашият имейл се изпраща чрез вашия SMTP сървър. Ако го направите, трябва да въведете поне адреса на вашия SMTP сървър, който трябва да позволява електронна поща от IP адресите на сървърите на eurofaktura.bg (свържете се с поддръжката). Вместо да го ограничите до IP адрес, можете също да въведете потребителско име и парола, така че програмата да влезе в SMTP сървъра, преди да изпратите имейла. Въвеждането на номер на порт не е задължително, въведете само в случай на нестандартни портове. Ако искате връзката да се установи чрез криптиран SSL протокол, въведете ssl: преди адреса на сървъра.

От падащия списък можем да изберем нашия доставчик на имейл, както е показано на изображението по-долу:

След като сме избрали нашия доставчик, ако има такъв, информацията ще бъде автоматично попълнена по подразбиране:

Изходящата поща се изпраща чрез потребителски акаунт до Gmail:

За да настроите SMTP сървър ръчно:

В допълнение към горните настройки в нашата програма, достъпът до други приложения също трябва да бъде включен в gmail. Правим това по следния начин:

Регистрираме се в gmail чрез уеб браузър на mail.google.com. След като влезете, трябва да отворите следната връзка:

https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps и изберете опцията "Turn on", както е показано по-долу.

След това ще получим имейл за потвърждение, че сме активирали тази услуга и това ще позволи изпращането от нашата система.

Настройки на smtp за yahoo:

В допълнение към горните настройки в нашата програма се изисква достъп и до други приложения в yahoo поща. Правим това по следния начин:

Регистрирате се в yahoo поща чрез уеб браузър на mail.yahoo.com. След като влезете, трябва да отворите следната връзка: https://login.yahoo.com/account/security#other-apps и включете опцията "Allow apps that use less secure sign in", както е показано на изображението по-долу:

След това ще получим имейл за потвърждение, че сме активирали тази услуга и това ще позволи изпращането от нашата система.

 

5.9. Използване на бележки в документите

Във всеки документ може да се напише бележка (sticky notes), като се прикрепи в документа и е достъпна за вътрешната комуникация между потребителите на електронни фактури във вашата фирма.

В лентата с инструменти на документа има икона за въвеждане на нова бележка:

	Изображение 16: Писане на нова бележка

Отваря се поле за въвеждане на текста на бележката към текущия документ:

	Изображение 17: Текст в бележката

В долния десен ъгъл се появява бележка, която може да се отвори, като кликнете върху нея:

	Изображение 18: Преглед на внесената бележка в документа

Отделна бележка не може да бъде модифицирана, редактирана или изтрита трайно, но можем да бъде скрита. За да я скриете, щракнете върху X. Скриване на бележката, както е показано на снимката:

	Изображение 19: Скриване на бележката

Когато изтрием бележката или иначе казано да я скрием, можем да я възпроизведем, като кликнем върху една от съществуващите бележки на бутона, Показване на скритите бележки:

	Изображение 20: Показване на скритите бележки

Скритите бележки са различни от останалите по цвета на фона, тъй като са показани със сив фон, както е на снимката:

	Изображение 21: Скрити бележки

По подразбиране в документа се виждат максимум три бележки.Ако добавим повече от три бележки към документа, всички допълнителни бележки ще бъдат запазени в групата бележки, както се вижда от изображението по-долу:

	Изображение 22: Група бележки

Ако искате да видите останалите бележки от групата със запазени бележки по-късно, щраквате върху групата, за да ги видите:

	Изображение 23: Преглед на всички бележки

 

6. Какво е HelpDesk и как да го използваме?

HelpDesk Еврофактура.bg е специален модул, предназначен за комуникация между системните администратори и потребителите на Еврофактура.bg.

Можете да използвате HelpDesk, за да препращате съобщения при грешки в програмата, да задавате въпроси относно изпълнението на програмата и да изпращате предложения за подобрения на електронните фактури.По какво се различава HelpDesk от вашия телефон или имейл?

Когато сравняваме телефонния разговор с HelpDesk, бързо откриваме следните предимства на използването на HelpDesk:

• Комуникацията чрез HelpDesk се осъществява писмено, не могат да се загубят въпроси.
• Чрез HelpDesk всички поддържащи ще видят вашия проблем, а не само този, с който случайно се свържете по телефона.
• HelpDesk предоставя преглед на състоянието на случая. На всеки случай в HelpDesk е присвоено състояние, указващо на какъв етап се намира случаят (отворен, чакащ, затворен, ...).
• Телефоните не позволяват ефективно използване на времето. Помислете колко време губите, ако сте в средата на работа, която изисква прецизност и концентрация, за да отговорите на телефона. След всяко телефонно обаждане ще отнеме много време, за да „влезете“ отново и след това да получите следващото телефонно обаждане. Има ли нещо, което може да се направи по този начин?

И защо HelpDesk е по-добър от електронната поща?

• Съобщенията в HelpDesk се сортират по тематика, като всеки обект има специфичен статус. Статусът ни показва дали даден случай е отворен, чакащ или приключен.
• Съобщенията в HelpDesk са видими за всички поддръжници, а не само за лицето, на което сте изпратили имейла. Съобщенията от HelpDesk могат да бъдат видими и за вашите колеги във вашата компания, което може да ви помогне да разрешите проблема дори когато сте в отпуск.
• HelpDesk позволява на вас и на поддръжниците да имате еднакъв поглед върху решаването на конкретен случай, като и двамата виждате един и същ списък с отворени проблеми.
• HelpDesk ви позволява да препращате съобщение директно от Еврофактура.bg, без да се налага конкретно да стартирате друга програма за съобщения.

 

---
© E-RAČUNI CS d.o.o. 2003-2024