Настройки за форматиране на документи

За да редактирате формата на издадените документи, щракнете върху Настройки на документа и настройки за печат.

Изображение 1: Настройки на документа

След щракване се показва формуляр за настройка на формата на изходния документ. На първия ред определете кой тип документ е за формата на разпечатката.

Изображение 2: Избиране на тип на документа за редактиране

За всеки тип документ (фактура, проформа фактура/оферта, кредитно известие, дебитна бележка, ...) можете да определите различен изглед на документа.

Документите също могат да имат различен вид в зависимост от това кой език и на каква цена се издават. Освен ако не посочите конкретни настройки за други езикови варианти и разходни центрове, се използват настройките за външен вид по подразбиране на издадените документи (без конкретен езиков вариант или разходен център).

1. Основни настройки

В основни настройки освен да изберем вида на документае възможно и да се избере готов шаблон от използвайте свой собствен шаблон. С кликване върху падащото меню от него може да изберете желания шаблон, който да използвате.

Изображение 3: Основни настройки

След избора на шаблон и документ потвърдете с натискане на бутона Изпращане.

2. Използване на свои собствен шаблон за отпечатване на документи

Използвайки ваши собствени шаблони за печат на документи, можете да персонализирате външния вид на всички видове документи (фактури, проформа фактури, бележки за доставка, работни поръчки, ...). Шаблоните за документи могат да бъдат създадени във формат с помощта на HTML или използвайки текстов процесор, съвместим с MS Word (Word, Kingsoft office, WPS Office, ...). По-долу е описано как да създадете нов шаблон за определяне на външния вид на документите. Вместо да създадете свой собствен шаблон за фактури, можете също да използвате вече създаден шаблон от нашата галерия с шаблони, които след това да персонализираме, за да отговорим на вашите изисквания.

Следните програми могат да се използват за създаване на шаблон за оформление на фактури и други видове документи:

ако владеете HTML, можете да създадете шаблон във всеки текстов редактор,
редактор на MS Word, наличен за Windows и Mac,
KingsoftOffice Writer, също наличен за Windows и Mac, е достъпен на: http://www.kingsoftstore.com/download. Редакторът се отличава с лекота на използване, пълна съвместимост с MS Word и най-вече с изключително добра цена.
на компютри с операционна система Linux, шаблон за отпечатване на фактури може да се създаде с помощта на WPS Office за Linux, който може да се намери на http://wps-community.org/download.html.
Шаблоните също могат да бъдат редактирани и персонализирани с помощта на програми от пакета OpenOffice/LibreOffice, които работят на Windows, Mac и Linux. Шаблоните, създадени с LibreOffice, трябва да бъдат запазени във формат MS Word.

Изображение 4: Добавяне на шаблони

Когато имате създаден шаблон в формат HTML или MS Word, може да го добавите, като въведете име на шаблона в празното поле и след това като щракнете върху бутона Добавяне на шаблон, за да го намерите във вашите файлове. След като изберете подходящия шаблон го добавете като щракнете върху бутона Импортиране на данни.

Можете да направите няколко различни шаблона и всички изтеглени шаблони ще бъдат показани по-долу. Щраквайки върху Шаблон по подразбиране, избирате кой шаблон да използватее по подразбиране за избрания тип документ в избраната езикова версия (и за избрания разходен център, ако се използват разходни центрове). За да изтриете определен шаблон, щракнете върху иконата, изобразяваща кошче за боклук. Шаблоните, които са вече в активна употреба, не могат да бъдат изтривани.

Когато използвате шаблони за печат, спазвайте следните правила:

За по-бърз печат на документи препоръчваме да използвате HTML шаблони, тъй като печатът ще бъде поне 4 пъти по-бърз, когато използвате Word шаблони.
Опитвайте се да направите шаблона за печат възможно най-малък, защото това ще ускори скоростта на печат на фактурите, особено в случай на голям брой фактури.
Размерът на шаблона е ограничен до 600 KB.
Когато за първи път импортирате шаблон в програма, той се проверява за съответствие с условията за използване в програмата. Размерът на файла е проверен, извършва се тестова разпечатка и се проверява присъствие на вирус.
В рамките на шаблона можете да използвате всички системни шрифтове и шрифтове с баркод.
Ако имате въпроси или имате нужда от помощ при създаването на шаблон, моля, свържете се с поддръжка.

2.1. Как да направите шаблон за отпечатване на документ в MS Word?

2.1.1 Настройки на MS Word за по-лесно създаване на шаблон

Преди да започнете да проектирате шаблон за печат на документи в MS Word, трябва да маркирате местата в документа, където въвеждате отметки. Това става по следната процедура:

В менюто на MS Word изберете |File |Options.
Кликнете върху |Advanced |Show document contents.
Поставете отметка в |Show bookmarks.
Потвърдете, като щракнете върху бутона OK. Вижте снимката:

Изображение 5: Включване опцията за показване на отметки в документ

Сега отметките ще се появяват на всички места, където използвате [].

2.1.2 Пример за проектиране на шаблон за печат на документ

В MS Word първо отваряте документ, от който ще направите шаблон за отпечатване на фактури или други документи. Можете да използвате нов празен документ за шаблона. Ако досега сте писали фактури в MS Word, можете да използвате съществуваща фактура като основа, където замествате конкретните данни с отметки.

Следователно разполагате с определени отметки за всеки документ. Нека да разгледаме направата на шаблон в този случай:

Пишем „Номер на фактура“.

След това поставяме отметка там, където трябва да се появи номерът на документа.

След като сме на правилното място в текста, отиваме в главното меню с мишката и избираме опцията |Insert |Links |Bookmarks например:

Появява се прозорец, в който избираме или въвеждаме името на отметката и като щракнем върху бутона Add го добавяме към документа, както е показано на снимката:

Повторете процеса за всички елементи на документа и след това запазете шаблона. След като имате шаблон, можете да го добавите към други шаблони. Процедурата за добавяне е описана на страницата на шаблон за печат.

Когато използвате шаблона по-късно, програмата автоматично замества отметките с конкретната информация, съдържаща се в издадения документ.

ВАЖНО: Конкретна отметка може да се използва само веднъж в документ на Word. Ако искате да отпечатате определена информация многократно, трябва да използвате следната отметка със същата информация (вижте таблицата с отметките).

Така че, ако отново поставите същата отметка на друго място в документа, тя автоматично ще се премести от предишната позиция в новата позиция, където сте я поставили.

2.2. Как да подготвите шаблон за печат на HTML?

2.2.1 Структура на файла с шаблони

Форматирате шаблона за отпечатване на документи в HTML формат като колекция от няколко файла в архив (ZIP file).

ZIP архивът съдържа следните файлове:

doc_template.html - Този файл определя външния вид на голния колонтитул и цялото съдържание на документа (фактура, проформа фактура, ...). Файлът трябва да присъства в ZIP архива.
doc_template_footer.html - Определете вида на долния колонтитул на документа в този файл. В допълнение към долния колонтитул на документа можете също да определите позицията и номерацията на страниците. Ако файлът не присъства в архива, документите се показват без долен колонтитул.
други файлове (изображения, CSS и т.н.). Наличието на други файлове не е задължително.

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <html2pdf page-size="A4" orientation="Portrait" dpi="300" margin-bottom="30mm" margin-top="10mm" lowquality="yes" grayscale="no" zoom="0" disable-smart-shrinking="0" />
    <meta charset="utf-8" />
    ...

Форматът се определя от следните атрибути:

page-size	Въведете размера на страницата, напр. A4, A3, B5, Letter и т.н.
orientation	Въведете „Portrait“ за вертикално оформление на страницата и „Landscape“ за пейзажен печат.
dpi	Въведете с каква резолюция искате да отпечатате снимки.
margin-bottom	Въведете марж в долния ръб на страницата. Нагласете го, така че да има достатъчно място за отпечатване на долния колонтитул на документа.
margin-top	Въведете марж в горния колонтитул и съдържанието от горната част на страницата.
lowquality	Въведете „1“ (може също „yes“ или „true“), ако искате по-малки PDF файлове за сметка на по-ниско качество на изображението.
grayscale	Въведете "1", ако не искате цветен печат.

2.2.2 Как да маркирате и да определите къде се показват данните

Примерът по-долу с информация за клиента и горния колонтитул на документа показва как в HTML файл определяте къде да се показват данните и маркирате HTML файла:

3. Текстови настройки

Освен логото, можете да определите и текстовете по подразбиране на издадените документи, които се показват в секцията със съдържание на документа, преди и след таблицата с елементите на документа.

Опциите, които имате, са показани на изображението по-долу:

Въведете текста, който трябва да се появи в документа по-горе.

Въведете текста, който трябва да се появи в документа по-долу.

Въведете текста, който трябва да се появи в документа вляво, под елементите.

Въведете текста, който трябва да се появи в документа отдясно, под елементите.

Настройките на текста също могат да се използват по начин, който ни позволява автоматично да отпечатваме желания текст. Има определени думи, които трябва да напишем между двата знака $ и програмата автоматично отпечатва информацията.

Например:

4. Настройки на горния колонтитул на документа

Настройки за горния колонтитул на документа

В празното поле въведете текста, който ще се появи в горния колонтитул на документа. Също така избирате дали текстът да се показва от лявата/дясната страна или в средата на документа.
Можете също така да подравните логото, чийто размер можете да определите и като напишете произволна ширина на логото в % спрямо ширината на горния колонтитул на документа и колко пъти в % искате да увеличите логото, ако е твърде малко.
Ако искате първият ред в голния колонтитул на документа да е удебелен маркиркирате тази опция.

Изображение 9: Настройки на горния колонтитул на документа

Във формат RTF/PDF можете да зададете горния колонтитул на документа, така че да се показва графично изображение в горната част на документа, с текст, определен от PNG или JPEG файл.

В HTML формат можете да определите горния колонтитул на документа, така че в горната част на документа да се покаже графично изображение, което се определя от GIF или JPG файл.

Като щракнете върху Browse. Прегледайте, за да намерите подходящото изображение във вашите документи и го изберете, като щракнете върху него. След това го добавяте в горния колонтитул на документа, като щракнете върху бутона Качи файл:

С натискане на бутона Премахнете логото, логото също може да бъде изтрито, ако вече не го искате в гония колонтитул на документа.

5. Настройки на долния колонтитул на документа

Настройки за горния колонтитул на документа

В празното поле въведете текста, който ще се появи в долния колонтитул на документа. Също така избирате дали текстът да се показва от лявата/дясната страна или в средата на документа.
Можете също така да подравните логото, чийто размер можете да определите и като напишете произволна ширина на логото в % спрямо ширината на долния колонтитул на документа и колко пъти в % искате да увеличите логото, ако е твърде малко.
Ако искате първият ред в долния колонтитул на документа да е удебелен маркиркирате тази опция.

Изображение 11: Настройки на долния колонтитул на документа

Във формат RTF/PDF можете да зададете долния колонтитул на документа, така че да се показва графично изображение в долната част на документа, с текст, определен от PNG или JPEG файл.

В HTML формат можете да определите дония колонтитул на документа, така че в долната част на документа да се покаже графично изображение, което се определя от GIF или JPG файл.

Като щракнете върху Browse. Прегледайте, за да намерите подходящото изображение във вашите документи и го изберете, като щракнете върху него. След това го добавяте в долния колонтитул на документа, като щракнете върху бутона Качи файл:

С натискане на бутона Премахнете логото, логото също може да бъде изтрито, ако вече не го искате в долния колонтитул на документа.