Модул счетоводство и възможност за поддръжка на няколко бизнеса

Програмата позволява счетоводство за няколко компании под едно потребителско име. Функционалността е предназначена за счетоводни услуги и включва следните допълнителни опции:

Преход между фирмите без повторно влизане в програмата.
Счетоводство за няколко компании с едно потребителско име.
Възможността за отваряне на нов бизнес и възможността за прехвърляне на настройки от една компания в друга (копиране на сметкоплана, баланси, настройки на заплатите, ...).
Добавяне на нов потребителски достъп за служителите на счетоводните услуги.
Възможността за ограничаване на достъпа до определена компания. Напр. можете да уточните, че само определени потребители в рамките на счетоводна услуга имат достъп до отделна компания (т.е. клиент на акаунт за услуга).
Възлагане на потребителски привилегии на служителите на счетоводните услуги отделно от компанията.

1. Преглед и търсене на клиенти на счетоводната фирма

Опцията се намира в настройките на компанията, така че изберете менюто |Настройки |Бизнес администрация.

Изображение 1: Преглед и търсене на фирми

На тази страница са достъпни следните функции:

бутона за Търсене на конкретна фирма според критериите за търсене в менюто за въвеждане по-горе,
бутон Добавяне на нова компания, за да добавите нова фирма
бутон Още... за копиране на фирма (вижте стрелката), като избирате опцията от менюто |Копиране на настройките от активната компания в други избрани фирми... създаване на нова компания, копираща избраните настройки от копираната компания (сметкоплан, шаблони за баланс, ...),
възможността да промените основните настройки за дадена компания, като кликнете върху връзката (в графата Фирма/Име).

2. Въвеждане и промяна на основната бизнес информация

Когато щракнете върху бутона Добавяне на нова компания в менюто за преглед и търсене на компании, се отваря нов екран за въвеждане на бизнес информация, който изглежда като следните две снимки:

Изображение 2: Меню за въвеждане на данни за нова фирма

Въведете основна бизнес информация:

Име на фирма	В полето за въвеждане въведете името на фирмата или компанията. Въвеждането на данни е задължително.
Фамилия, име на лицето за контакт	Въведете името на лицето за контакт за тази компания в полето за въвеждане. Въвеждането на данни е задължително.
Тип на фирмата	Кликването на ви показва списък от формати, където избираме подходящия формат за вашата фирма.
Код на дейността	Изпишете код на дейност
Улица	Изпишете улицата, на която се намира фирмата. Въвеждането на данни е задължително.
Пощенски код/Град	Въведете пощенския код на мястото, където се намира компанията в първото поле за въвеждане, и мястото на второто поле. Въвеждане на данни е задължително.
Телефон	Въведете телефонен номер, използван от фирмата.
Факс	Въведете номер на факс, използван от компанията, в случай че изобщо се използва.
Мобилен телефон	Въведете мобилен телефон, който използвате.
Електронна поща	Въведете имейла на компанията. Въвеждането на данни е задължително.
БУЛСТАТ	Въведете БУЛСТАТА на фирмата. Въвеждането на данни е задължително.
Регистрирани по ДДС	С кликването на може да изберете дали сте регистрирани по ДДС или не.
Регистрационен номер	Впишете регистрационния номер на компанията.
Дата на учредяване	С кликване на иконката с календара може да изберете датата на учредяване на фирмата.
Данъчен офис	Изберете данъчен офис

Изображение 3: Меню за въвеждане на данни за нова фирма

Информация за фирмата:

Място на издаване на документи	Въведете мястото на издаване на документите.
Основен / по подразбиране бизнес единица	Изберете бизнес единица
Описание на вида дейност	Кратко описание на вида дейност, с която бизнесът се занимава.
Валидност на проформата (дни)	Напишете валидността на проформа фактурата.
Стандартни срокове за плащане в дни	Въведете крайния срок за плащане в дни.
Създайте справка за плащане по фактура	Изберете дали да се използва референция без контролен номер или контролен номер на модел 05 или 12.
Име на документа за оферти или проформа	Изберете дали за името на документа се използва оферта или проформа фактура.
Данъчните регистри за ДДС се показват	Изберете дали да се покаже вътрешният сериен номер на документа или номера на документа на доставчика.
Метод на продажните цени	Избираме начина, по който се формират продажните цени: фиксираме цената в изчислението или фиксираме маржа в изчислението.
Стандартен процент на маржа	Въведете процентната граница по подразбиране.
Име на първия допълнителен атрибут на продукта
Име на втори допълнителен атрибут на продукта
Име на трети допълнителен атрибут на продукт
Име на четвърти допълнителен атрибут на продукт
Име на пети допълнителен атрибут на продукта
Използван баркод по подразбиране	Изберете баркод от падащото мен.
Метод за оценка на баланса на складовата наличност (дефиниран като FIFO)	Изберете кой е форматът по подразбиране за отпечатване на бизнес документи и отчети.
Допълнителни опции	Поставете отметка в квадратчето, за да засенчите фона на всеки втори ред при отпечатване на отчети, което ви осигурява по-голяма прозрачност с консумацията на мастило.

Изображение 4: Меню за въвеждане на счетоводна информация и входно меню за персонал, ведомост и годишно отчитане

Въвеждане на данни за счетоводството, персонал, ведомост и годишните отчети:

Метод на водене на счетоводство	Изберете дали е едностранно или двустранно счетоводство
Фискална година по подразбиране	Изберете текущата фескална година
Начална дата на отчетния период	От иконата с календара изберете началната дата на отчетния период
Крайна дата на отчетния период	От иконата с календара изберете крайната дата на отчетния период
Формула за изчисляване на приходите по подразбиране	Въведете формулата за изчисляване на приходите
Формула за изчисляване на разходите по подразбиране	Въведете формулата за изчисляване на разходите
Максимална дължина на номерацията за синтетична сметка	Въведете максималната дължина на номерацията на синтетичната сметка
Минимална дължина на номерацията за аналитична сметка	Въведете минималната дължина на номерацията на синтетичната сметка
Стандартен вид плащане за получените документи	От изберете вида на плащане
Автоматично изпращане на издадени фактури	От изберете дали автоматично да се изпращат издадените фактури
Автоматично публикуване на банкови извлечения (плащания)	От изберете дали автоматично да се публикуват банковите извлечения
Автоматично изпращане на получени фактури	От изберете дали автоматично да се изпращат получените фактури
Предприятие за хора с увреждания	Маркирате с тикче ако предприятието е за хора с увреждания
Месечен брой часове за заплати	Въвезете часовете за месечните заплати
Втори език за заплати	Изберете и втори език при издаването на фиша за заплата

Изображение 5: Меню за въвеждане на данни за пътуване и такса за пътуване и меню за въвеждане на електронно банкиране и електронна търговия

Информация за пътни поръчки и изчисляване на пътните разходи и меню за въвеждане на данни за електронно банкиране и електронна търговия:

Дневните надбавки в чуждестранна валута се изплащат в съответствие с обменния курс към	От списъка избирамте кога да се начисляват възнаграждения в чуждестранна валута (или на дата на фактуриране, дата на заминаване или дата на пристигане).
Възстановяване на дневните	Като кликнете върху можете да изберете каква е дневната ви издръжка (независимо дали е икономична или неикономична).
Възстановяване на пробега	Избирате за кой сектор.
Работно време от-до	Въведете работно време във формата от: до:
Закръгляване на извлечение за пътни разходи	Избираме как трябва да се закръглят пътните разходи.
Краен срок за подаване на изчисление на отворени пътнически нареждания (дни след очакваното връщане от служебното пътуване)	Въведете колко дни след планираното пътуване за връщане трябва да бъде представено за изчисляване на откритите пътни разходи.
Електронен обмен на документи в рамките на системата eurofaktura.bg	От падащото меню изберете една от опциите

Изображение 6: Меню за настройки за номериране на документите

Меню за настройки за номериране на документите:

Номериране на издадени фактури	Изберете една от опции като кликнете върху
Издадена номерация на проформа - фактури	Изберете една от опции като кликнете върху
Номерация на поръчки за покупка	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране на получените фактури	Изберете една от опции като кликнете върху
Номерация на авансови фактури	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране на записите в главната книга	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране но пътни ордери	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране на документите за доставка	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране на документи за получаване на стоки	Изберете една от опции като кликнете върху
Номериране на поръчките за продажба	Изберете една от опции като кликнете върху

В края на редактирането потвърдете, като щракнете върху бутона Добре

Как да въведете информацията за банковата си сметка е описано в раздела |Въвеждане на информация в банкова сметка, намираща се в раздела Бизнес партньори.

3. Копиране на фирма

Изображение 7: Копиране на фирма

4. Как да дам правомощие на клиентите си за данните?

Ако искате да дадете на клиента си достъп до информация, това става, като първо въведете желаната компания.

5. Преглед и търсене на потребители в счетоводството

От менюто |Настройки |Управление на потребителите излиза следното меню:

Изображение 8: Преглед и търсене на потребители в счетоводството

1. С кликване върху името на даден потребител се отваря меню, в което може да редактирате информацията

2. Блокираните потребители са означени в червен цвят

3. Кликнете на бутона за добавяне на нов потребител

4. Копиране на потребителя. Всички привилегии и достъп до фирмата се копират за новия потребител

6. Добавяне и въвеждане на нов потребител и промяна на потребителската информация

До менюто с редакция и въвеждане на потребител се стига от |Настройки |Управление на потребителите и след това се кликва на бутона в дясно Добавяне на нов потребител или върху името на вече съществуващ такъв за да се редактира . Отваря се следното меню:

Изображение 9: Въвеждане и промяна на основните потребителски данни

1. Въвеждане на основните данни за потребителя

2. Въведете потребителско име и парола за потребителя, като той след това може да смени своята парола

3. Изберете кои привилегии ще позволите на потребителя

7. Дефиниране на потребителски права по подразбиране за потребител в счетоводството

7.1 Какви са потребителските привилегии по подразбиране?

Потребителските права по подразбиране са правомощията да се използват определени софтуерни модули и функции, които се прилагат за всички фирми, освен ако не е посочено друго.

7.2 Как да дефинирате потребителските привилегии по подразбиране?

Когато изберете потребител на страницата Преглед и търсене на потребители, се показва страница с три раздела. Избирайки раздела | Привилегии на потребител по подразбиране, можем да предоставим или отменим индивидуални привилегии на потребителя:

Изображение 10: Дефиниране на потребителски привилегии по подразбиране

Важно: За да работи с други компании, потребителят трябва да има следните привилегии:

В случай, че потребителят няма привилегията да работи с данните на други компании, той ще може да работи само в компанията-майка, т.е. в счетоводни услуги и в никоя друга компания.

8. Преглед, определяне и ограничаване на достъпа до отделни фирми

Когато щракнете върху раздела за настройки за достъп на предприятието в менюто за въвеждане и промяна на потребителски данни, ще ви се отвори следната страница:

Изображение 12: Преглед и определяне на достъпа до отделни фирми

9. Как да определите конкретни потребителски привилегии за конкретна компания

Изображение 13: Присвояване на конкретни привилегии за конкретна компания

Както следва:

1.Изписано е името на фирмата, която ще избирате привилегии

2.Отметката със сив фон е индикация, че за този модул са активирани някои привилегии

3.Задаване на специфични привилегии, специфични за компанията, когато не се използват привилегии по подразбиране

4.Когато зададете привилегиите, кликвате на бутона Добре