Как да направите шаблон за отпечатване на документ в MS Word?

1.1 Настройки на MS Word за по-лесно създаване на шаблон

Преди да започнете да проектирате шаблон за печат на документи в MS Word, трябва да маркирате местата в документа, където въвеждате отметки. Това става по следната процедура:

В менюто на MS Word изберете |File |Options.
Кликнете върху |Advanced |Show document contents.
Поставете отметка в |Show bookmarks.
Потвърдете, като щракнете върху бутона OK. Вижте снимката:

Изображение 1: Включване опцията за показване на отметки в документ

Сега отметките ще се появяват на всички места, където използвате [].

1.2 Пример за проектиране на шаблон за печат на документ

В MS Word първо отваряте документ, от който ще направите шаблон за отпечатване на фактури или други документи. Можете да използвате нов празен документ за шаблона. Ако досега сте писали фактури в MS Word, можете да използвате съществуваща фактура като основа, където замествате конкретните данни с отметки.

Следователно разполагате с определени отметки за всеки документ. Нека да разгледаме направата на шаблон в този случай:

Пишем „Номер на фактура“.

След това поставяме отметка там, където трябва да се появи номерът на документа.

След като сме на правилното място в текста, отиваме в главното меню с мишката и избираме опцията |Insert |Links |Bookmarks например:

Появява се прозорец, в който избираме или въвеждаме името на отметката и като щракнем върху бутона Add го добавяме към документа, както е показано на снимката:

Повторете процеса за всички елементи на документа и след това запазете шаблона. След като имате шаблон, можете да го добавите към други шаблони. Процедурата за добавяне е описана на страницата на шаблон за печат.

Когато използвате шаблона по-късно, програмата автоматично замества отметките с конкретната информация, съдържаща се в издадения документ.

ВАЖНО: Конкретна отметка може да се използва само веднъж в документ на Word. Ако искате да отпечатате определена информация многократно, трябва да използвате следната отметка със същата информация (вижте таблицата с отметките).

Така че, ако отново поставите същата отметка на друго място в документа, тя автоматично ще се премести от предишната позиция в новата позиция, където сте я поставили.