Електронна размяна на документи

Услугата за електронна размяна на документи е предназначена за изпращане на издадени документи и получаване на получени документи по електронен път. За обмен на електронни документи се използва XML файл, съвместим със стандарта.

Понастоящем услугата поддържа два начина за обмен на документи по електронен път:

Изпращане на фактури по имейл
Обмен на акаунти в системата (между потребители на eurofaktura.bg)
Автоматично прехвърляне на документи от локалната папка във входящата кутия (само за абонати на ПРЕМИУМ пакет)

1. Книга на входящата поща

Входящата кутия е централна входна точка за получаване на документи в бизнес програма. Документите, получени по различни канали, могат да се получават във входящата поща:

чрез електронна поща, изпратена до специален имейл адрес на пощенската кутия (т.е. подаване на данни за електронна поща)
чрез вътрешен електронен обмен на документи
прехвърляне на данни с помощта на програма за качване на документи
чрез уеб услуги или API за уеб услуги
ръчно въвеждане внос на данни
доставка на данни по друг електронен път за предаване

1.1 Привилегии на входящата поща

Чрез менюто |Партньори |Потребители и след това натискате на бутона пред вас ще се отвори следното меню:

Изображение 1: Привилегии в групата приета поща

Описание на потребителските привилегии:

преглед на входящата поща - само за зададени документи	Потребителят вижда списък с получена поща, ограничен до документите, на които е назначен
преглед на книгата на получената поща	Потребителят вижда списък на цялата получена поща и всички документи в списъка
влизане във входящата поща	Потребителят може да добавя нови записи във входящата кутия и да променя съществуващите записи
ликвидация на получена поща - само потвърдена (одобрена) поща	Потребителят може да ликвидира входящата кутия, която е била предварително одобрена
ликвидация на получената поща	Потребителят може да ликвидира получената поща, независимо от предварителното одобрение/потвърждение
потвърждение на получена поща	Упълномощаване на получената поща на основно ниво
потвърждение на получената поща - ниво на финансовия директор	Упълномощаване на получена поща на ниво финансов директор или счетоводство
потвърждение на получената поща - най-високо ниво на администрация	Одобряване на пощата, получена на ниво съвет (директор)
препращане на входящи пощенски документи към електронна пощ	Потребителят може да препрати получения имейл на други лица

1.2. Преглед и търсене на приетата поща

2. Размяна на документи чрез eurofaktura.bg

3. Изпращане на фактури по имейл

Фактурата се изпраща на получателя в XML формат, който отговаря на стандарта E-SLOG и в PDF формат за по-лесно разглеждане и архивиране на фактурата.

При преглед на документа щракнете върху менюто |Изпрати и изберете опцията |Изпратете документа по електронна поща.

Изображение 2: Изпращане на документи по електронна поща

Показва се следното меню за въвеждане:

Изображение 3: Изпращане на избрания документ по имейл

Въведете следната информация в полетата за въвеждане:

Имейл на подателя	Въведете своя имейл. По подразбиране се попълва имейл адреса на текущия потребител.
Имейл на получателя	Въведете имейла на адресата. По подразбиране клиентите на електронна поща се вземат от списъка с кодове на партньорите. Ако изпратите имейли до няколко адресати, тогава разделяте адресите помежду си с точка и запетая, напр. janez@company.com; tone@company.com
CC	Въведете електронната поща на лицето, което получава съобщението за информация.
Предмет	Въведете темата на електронното съобщение
Прикачени	По подразбиране в допълнение към електронното съобщение се изпраща прикачен файл с издадения документ във формат XML и PDF
Текст на съобщението	Текстът се генерира автоматично, но може да бъде съставен и от вас

Когато приключите с въвеждането на информацията, натиснете бутона Изпрати е-мейл. Съобщението ще бъде изпратено до адресата и текущо влезлият потребител ще го получи за информация на своя имейл адрес.

След успешен имейл, информация за това кога е изпратен документът и как (в този случай електронната поща) се показва над горния колонтитул на документа:

Изображение 4: Информация за изпратения електронен документ

4. Преглед на изпратената поща

Списъкът с изпратената поща е достъпен чрез менюто |Партньори |Преглед на изпратената поща.

Всички подадени електронни формуляри можете да видите тук.

Изображение 5: Изпратени имейли

Кликването върху имейл в списъка ви отваря преглед на изпратената поща. Вдясно можете да видите всички прикачени файлове, изпратени заедно със съобщението. Не можете да добавяте прикачени файлове в преглед.

Изображение 6: Преглед на изпратената поща